ANIL / Agence Nationale pour l'Information sur le Logement

La convocation à l'assemblée

• Elle doit, sauf urgence, être adressée par lettre recommandée avec avis de réception, par télécopie avec récépissé, ou remise en mains propres contre émargement, au moins 21 jours avant la tenue de l'assemblée. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long.
• L'assemblée générale est, en principe, convoquée par le syndic qui peut le faire chaque fois qu'il le juge utile. La convocation peut également être réclamée par le conseil syndical ou par plusieurs copropriétaires détenant au moins un quart des voix, (sauf nombre de voix inférieur prévu par le règlement de copropriété). Les questions dont l’inscription à l’ordre du jour est demandée, sont notifiées au syndic.

• Si, après mise en demeure, le syndic ne se manifeste pas dans les 8 jours, le président du conseil syndical est habilité à convoquer l'assemblée générale.

• S'il n'y a pas de conseil syndical, ou si son président ne fait pas le nécessaire, tout copropriétaire a alors la possibilité de demander au président du tribunal de grande instance de désigner un copropriétaire ou un mandataire de justice qui convoquera lui-même l'assemblée générale. Cette action nécessite cependant de prendre un avocat et entraîne des frais de procédure pour la copropriété.

• Tout copropriétaire peut, à tout moment, demander au syndic qu’il inscrive une ou des questions à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Le syndic doit les porter à l’ordre du jour de la prochaine assemblée. Toutefois, si compte tenu de la date de réception, elles ne peuvent être inscrites à cette assemblée, le syndic les inscrit à l’assemblée suivante. La demande doit lui être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception. Vos questions doivent être précises et rédigées de façon à pouvoir donner lieu à un vote positif ou négatif.

La convocation doit contenir :

• L'indication du lieu, de la date et de l’heure de la réunion de l'assemblée.
• L'ordre du jour, qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée. Chaque question doit être rédigée sans équivoque et devra faire l’objet d’un vote séparé. Seules les questions prévues à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote, les autres peuvent seulement être discutées.  
• L’indication des modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu'elles ont été arrêtées par l'assemblée générale.
• Toutes les pièces nécessaires aux copropriétaires pour apprécier la portée des décisions qu'ils seront appelés à prendre, et dont l'énoncé figure à l'ordre du jour ; ces pièces font l’objet d’une liste réglementée ; certaines conditionnent la validité de la décision (par exemple, les contrats et devis pour les travaux à voter, le ou les projets de contrat du syndic en cas de désignation du syndic, les projets de résolution de certaines questions portées à l’ordre du jour) et doivent de surcroît être conformes à un modèle type (ex : l’état financier du syndicat de copropriété et le projet du budget présenté avec les comparatifs des documents correspondants de l’exercice précédent ) ; d’autres pièces sont nécessaires à l’information du copropriétaire (ex : les annexes du budget prévisionnel, l’avis du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire).