ANIL / Agence Nationale pour l'Information sur le Logement

• Il assure l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l’assemblée générale.
• Il administre l'immeuble, pourvoit à sa conservation, sa garde et à son entretien. Cette mission générale le conduit à faire réaliser les réparations courantes et les travaux urgents nécessaires, à veiller  à l'approvisionnement en combustible, eau, électricité, gaz…
• Il conclut au nom du syndicat divers contrats : police d’assurance, recrutement du personnel de la copropriété, contrats de fournitures de combustible.
• Il  tient la comptabilité du syndicat et assure le recouvrement des charges.
• Il soumet au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipements communs.
• Il établit et tient à jour le carnet d’entretien de l’immeuble.
• Il conserve l’ensemble des documents relatifs à la copropriété et tient à jour la liste de tous les copropriétaires.
• Il représente le syndicat de copropriété en justice.

La comptabilité du syndicat

Le syndic est chargé d'établir un budget prévisionnel du syndicat et de le soumettre au vote de l'assemblée générale. Le budget est limité aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble.
Le budget est préparé par le syndic et voté par l'assemblée avant le début de l'exercice qu'il concerne.
Depuis le 1er janvier 2007, les documents comptables (état financier du syndicat, compte de gestion général et projet de budget) doivent être présentés avec les comparatifs des documents correspondants de l’exercice précédent et selon un modèle réglementé.
Une comptabilité séparée doit faire apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie du syndicat.

L’obligation d’ouvrir un compte séparé

Le syndic a l'obligation d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat. Sur ce compte sont déposées toutes les sommes ou valeurs reçues au nom et pour le compte du syndicat, notamment celles versées par les copropriétaires.

L’assemblée générale peut décider, pour une durée déterminée, de ne pas ouvrir de compte séparé à la majorité de l'article 25 ou de l'article 25-1°, sous réserve d’avoir un syndic professionnel.

Le mandat du syndic est nul, s’il n’a pas procédé à l'ouverture du compte séparé à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation : dans ce cas, la copropriété se trouve sans syndic ; il faut faire nommer un administrateur provisoire par le tribunal de grande instance.
Toutefois, les actes que le syndic aurait passés pour le syndicat avec des tiers de bonne foi, demeurent valables.

L’approbation des comptes et le quitus

Le syndic doit rendre compte de sa gestion financière et de l’exécution de sa mission au syndicat des copropriétaires, chaque année  au cours de l’assemblée générale. Il tient les pièces justificatives des charges de copropriété à la disposition de tous les copropriétaires, au moins un jour ouvré, pendant le délai  de 21 jours  minimum précédant la tenue de l’assemblée. Les copropriétaires se prononcent sur l’approbation des comptes de l’exercice à la majorité de l’article 24°. L’assemblée générale a la possibilité d’approuver les comptes en émettant une réserve inscrite au procès-verbal.
L’approbation des comptes permet au syndic d’exiger de chaque copropriétaire le solde des charges de l’exercice écoulé.

Donner quitus : après avoir exposé ses comptes, le syndic demande à l’assemblée le quitus pour l’exercice écoulé. Il implique l’approbation des comptes (qui doit faire l’objet d’un vote distinct du quitus) et la ratification des actes passés du syndic. Il décharge le syndic de sa responsabilité vis-à-vis des copropriétaires et vis-à-vis des tiers.

L’assemblée est bien sûr libre de refuser le quitus et l’approbation des comptes, par exemple, si le syndic n’a pas fourni les justifications qui lui ont été demandées. Dans ce cas, le syndic modifie ses comptes dans le sens souhaité par les copropriétaires et leur fait approuver les comptes rectifiés.

Empêchement ou carence du syndic dans sa mission

Si le syndic ne peut plus exécuter sa mission parce qu’il est empêché (malade ou accidenté) ou quand il y a carence du syndic (il n’exécute pas les décisions adoptées par l’assemblée générale) : après une mise en demeure sans réponse pendant plus de huit jours, tout copropriétaire peut décider d’assigner le syndic en référé devant le tribunal de grande instance et faire désigner un administrateur provisoire.
Cette solution ne s’applique que si le règlement de copropriété n’a rien prévu.