ANIL / Agence Nationale pour l'Information sur le Logement

Une feuille de présence est établie ; elle doit être signée par tous les membres présents à l’assemblée. Ceux qui ont un mandat pour représenter des copropriétaires doivent signer en leur nom ; les mandats sont joints à la feuille de présence.

Au début de la réunion, l'assemblée générale désigne son président de séance (qui ne peut être le syndic) et le cas échéant un ou plusieurs scrutateurs (certains règlements de copropriété l’imposent), à la majorité des voix de tous les copropriétaires présents ou représentés.Le président  vérifie la feuille de présence et veille à la régularité des votes.

Le procès-verbal de l’assemblée

Le syndic assume les fonctions de secrétaire de séance, sauf si l'assemblée générale en décide autrement. A ce titre  il rédige le procès-verbal de séance qui constate les décisions prises en assemblée générale.
Le procès-verbal ne reprend plus le détail des discussions : il doit comporter le résultat de chacun des votes (le décompte des voix), sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour. Il doit indiquer le nom des opposants et abstentionnistes et leur nombre de voix. En outre, si un ou plusieurs copropriétaires opposants font des réserves  sur la régularité des délibérations, le procès-verbal doit en faire état.

• Le procès-verbal est authentifié par la signature, dès la fin de la séance, du président de l'assemblée, du secrétaire et du ou des scrutateurs le cas échéant.

L’ensemble des procès-verbaux sont consignés dans un registre prévu à cet effet, qui peut être électronique, et conservés dans les bureaux du syndic.

• A l’issue de l’assemblée, le syndic notifie les décisions de l'assemblée générale (en pratique une copie du procès verbal) à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants, par lettre recommandée avec avis de réception. Cette notification doit intervenir dans un délai de 2 mois à compter de la tenue de l'assemblée.
  En général, il adresse également le procès verbal par lettre simple à tous les autres copropriétaires.

Les décisions prises en assemblée générale, relatives à l'entretien de l'immeuble et aux travaux font l'objet d'un procès-verbal abrégé, affiché dans les parties communes de l'immeuble à destination des locataires.

Comment  contester une décision ?

Les copropriétaires qui se sont opposés aux votes de l’assemblée générale et les copropriétaires défaillants, c’est-à-dire absents et non représentés, peuvent agir en contestation des décisions de l’assemblée générale dans un délai de 2 mois à compter de la notification que leur a faite le syndic.

L’action en contestation est introduite devant le tribunal de grande instance du lieu de la situation de l’immeuble, ce qui suppose l’intervention d’un avocat.Il faut notamment établir que les règles légales d’organisation, de fonctionnement et de prise de décisions de l’assemblée générale n’ont pas été respectées.