La restitution du dépôt de garantie constitue une source fréquente de désaccords entre bailleurs et locataires. Pourtant une procédure rigoureuse et quelques précautions permettent de limiter considérablement les risques de contestation.
1. Dès la signature du bail : vérifier le montant du dépôt de garantie
Le montant du dépôt de garantie doit être indiqué dans le contrat de location.
Pour une location vide, il ne peut excéder un mois de loyer hors charges. Pour une location meublée, il peut atteindre deux mois de loyer hors charges. Le dépôt de garantie doit être versé au moment de la signature du bail. À partir du 1er octobre 2026, il sera prévu dans les nouveaux baux que le défaut de règlement du dépôt de garantie entraîne la résiliation de plein droit du bail. Le bail mobilité constitue une exception : aucun dépôt de garantie ne peut être exigé.
Il est donc utile de conserver la preuve du versement et de rappeler précisément son montant dans le dossier locatif.
2 . Anticiper le départ du locataire
Quelques semaines avant le départ, le bailleur peut proposer un rendez-vous préalable afin d'identifier les éventuelles réparations ou opérations d'entretien à réaliser avant l'état des lieux de sortie.
Ce « pré-état des lieux » peut être un outil utile pour prévenir les désaccords. Il ne remplace toutefois pas l'état des lieux de sortie, qui doit être établi au moment de la restitution des clés, lorsque le logement est vidé des affaires du locataire.
Cette visite préalable permet notamment d'attirer l'attention du locataire sur les réparations locatives qui lui incombent et de lui laisser le temps nécessaire pour intervenir. https://www.anil.org/parole-expert-logement-locataire-qui-paie-les-reparations/
3. Le jour de l'état des lieux : prendre le temps de tout vérifier
L'état des lieux de sortie doit être établi contradictoirement au moment de la restitution des clés. Il doit être suffisamment précis pour permettre une comparaison avec l'état des lieux d'entrée.
Il est donc vivement recommandé de reprendre le document établi lors de l'entrée dans les lieux, ou d'utiliser un document présentant une mise en page similaire. Les deux états des lieux doivent être aussi précis l'un que l'autre.
Chaque pièce et chaque équipement doivent être examinés avec attention : murs, sols, plafonds, portes, fenêtres, sanitaires, équipements électriques, chauffage, électroménager et, pour une location meublée, mobilier et accessoires.
Les observations doivent être formulées directement dans l'état des lieux. Le document doit être daté, paraphé et signé par les parties ou leurs mandataires et un exemplaire doit être remis à chaque cotitulaire du bail. Il peut être établi sur support papier ou électronique.
Des photographies peuvent utilement compléter les constatations écrites, notamment lorsque l'état d'un élément est susceptible de donner lieu à discussion.
En pratique, il est donc préférable de ne pas considérer l'état des lieux comme une simple formalité : c'est le principal document permettant ensuite de justifier une éventuelle retenue sur le dépôt de garantie.
Chacune des parties est libre d'annoter le document.
4. Ne pas oublier les compteurs et les clés
Les relevés des compteurs individuels d'eau et d'énergie doivent être reportés dans l'état des lieux de sortie. Il convient également de vérifier précisément le nombre et la nature des clés, badges, télécommandes et autres moyens d'accès restitués.
Il est également prudent de relever les compteurs avant la résiliation effective des contrats d'énergie afin de conserver une trace de la consommation à la date du départ.
Le locataire doit, par ailleurs, communiquer sa nouvelle adresse au bailleur lors de la remise des clés. Cette information est particulièrement importante pour permettre la restitution du dépôt de garantie.
5. En cas de départ de plusieurs locataires : vérifier qui est habilité à signer
Lorsque plusieurs personnes sont cotitulaires du bail, chacune doit participer à l'état des lieux de sortie et le signer.
Si l'une d'elles ne peut pas être présente, une représentation peut être organisée au moyen d'un mandat écrit, qui sera conservé avec le dossier.
En cas de colocation, l'état des lieux de sortie intervient lorsque tous les colocataires quittent le logement ou lorsque le dernier colocataire quitte les lieux. Le dépôt de garantie est alors restitué après le départ de l'ensemble des colocataires.
6. Établir rapidement le décompte du dépôt de garantie
Une fois les clés restituées, le bailleur doit comparer les états des lieux et déterminer les sommes éventuellement dues.
Le dépôt de garantie peut notamment être utilisé pour couvrir des loyers ou charges restant dus ainsi que des réparations locatives imputables au locataire. Les retenues doivent être justifiées. Les justificatifs peuvent notamment être constitués par les états des lieux, des photographies, des devis ou des factures.
Il est donc recommandé d'adresser au locataire, avec le solde du dépôt de garantie, un décompte clair faisant apparaître :
•le montant initial du dépôt de garantie ;
•les éventuels loyers ou charges restant dus ;
•chaque réparation retenue ;
•le montant correspondant à chaque retenue ;
•les justificatifs disponibles ;
•le montant finalement restitué.
Cette présentation permet au locataire de comprendre immédiatement le calcul effectué et réduit le risque de contestation.
7. Attention à la vétusté
Le locataire n'a pas à remettre le logement à neuf.
La vétusté, c'est-à-dire l'usure normale résultant du temps et d'un usage conforme du logement, ne peut pas être mise à sa charge. En revanche, les détériorations résultant d'un usage anormal peuvent justifier une retenue.
Lorsque cela est possible, il est donc utile de tenir compte d'une éventuelle grille de vétusté applicable au bail ou convenue entre les parties.
L'objectif n'est pas de facturer au locataire le remplacement systématique d'un équipement ancien, mais de déterminer le coût réellement imputable à une dégradation qui lui est attribuable.
8. Les délais de restitution : un point à ne surtout pas négliger
Le délai court à compter de la remise des clés au bailleur ou à son mandataire, et non à compter de la fin du préavis.
Deux situations doivent être distinguées :
Si l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée, le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai maximal d'un mois.
Si l'état des lieux de sortie fait apparaître des différences justifiant des retenues, le délai maximal est de deux mois. Les sommes retenues doivent être dûment justifiées.
Dans les immeubles collectifs, lorsqu'une régularisation des charges reste à intervenir, le bailleur peut conserver une provision, dans la limite de 20 % du montant du dépôt de garantie, sous réserve que les conditions légales soient réunies. La régularisation définitive intervient ensuite dans le mois suivant l'approbation définitive des comptes de l'immeuble.
Enfin, le non-respect du délai de restitution expose le bailleur à une majoration du solde restant dû, égale à 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard, sauf notamment lorsque le retard résulte de l'absence de transmission par le locataire de sa nouvelle adresse.
9. À qui verser le dépôt de garantie ?
Lorsque plusieurs personnes sont cotitulaires du bail et quittent ensemble le logement, ces derniers doivent préciser le ou les bénéficiaires du remboursement. Il n'appartient pas au bailleur de décider seul du destinataire du règlement.
Il est donc préférable, lorsque les cotitulaires souhaitent que le remboursement soit effectué au bénéfice d'une seule personne, de conserver un accord écrit des intéressés.
En revanche, lorsqu'un seul cotitulaire quitte le logement tandis que les autres restent dans les lieux, il ne peut pas exiger du bailleur la restitution immédiate d'une fraction du dépôt de garantie : la restitution intervient lorsque les lieux sont effectivement restitués.
En résumé : les bons réflexes du bailleur
Pour éviter la plupart des contestations, il est conseillé de :
1.conserver l'état des lieux d'entrée et le comparer point par point avec celui de sortie ;
2.proposer, si nécessaire, une visite préalable avant le départ ;
3.réaliser l'état des lieux de sortie contradictoirement et avec suffisamment de temps ;
4.photographier les dégradations constatées lorsque cela est utile ;
5.relever les compteurs et vérifier toutes les clés et moyens d'accès ;
6.conserver les justificatifs des sommes retenues ;
7.tenir compte de la vétusté et ne pas facturer une remise à neuf ;
8.établir un décompte détaillé et compréhensible ;
9.respecter strictement le délai d'un ou deux mois applicable ;
10.conserver la preuve de la restitution du dépôt de garantie et, le cas échéant, de sa notification au locataire.
En cas de litige ou d'impossibilité de réaliser un état des lieux contradictoire, la partie la plus diligente fait appel à un commissaire de justice. Les frais sont ainsi partagés entre les parties.