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Copropriété / Fiche synthétique

N° 2017-01 / À jour au 4 janvier 2017
Loi du 24.3.14 : art. 54 I et IV / Loi du 10.7.65 : art. 8-2 / Décret n° 2016-1822 du 21.12.16 : JO du 23.12.16


La fiche synthétique est un nouveau document qui regroupe les données financières et techniques essentielles à la copropriété et à son bâti.

Ce document, à distinguer de l’état daté qui renseigne sur les finances de la copropriété ou du carnet d’entretien qui porte sur le bâti exclusivement, a été créé par la loi du 24 mars 2014 pour l’accès à un logement rénové (ALUR) pour permettre aux copropriétaires de disposer à tout moment d’informations essentielles sur la situation générale de la copropriété (caractéristiques et organisation), sur le syndic en cours de mandat, sur les spécificités techniques et les équipements des immeubles, ainsi que sur les comptes.

Elle est établie et actualisée une fois par an par le syndic pour être mise à la disposition des copropriétaires et des futurs acquéreurs.

La communication de la fiche synthétique doit permettre d’informer les candidats à l’acquisition de lots sur les caractéristiques essentielles de la copropriété dans laquelle le projet est envisagé. Elle permet également d’éclairer à tout moment les copropriétaires sur la situation globale de la copropriété afin de faciliter le vote de travaux en assemblée générale.

Le contenu de la fiche synthétique de la copropriété est défini par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016.

La fiche synthétique doit être établie depuis le 1er janvier 2017 pour les copropriétés de plus de 200 lots. Pour celles de plus de 50 lots, elle sera délivrée à partir du 1er janvier 2018 et à partir du 1er janvier 2019 pour les autres.

Immeubles concernés (loi du 10.7.65 : art. 8-2)

L’établissement et la mise à jour d’une fiche synthétique concernent les copropriétés à destination totale ou partielle d’habitation, c'est-à-dire celles qui comportent au moins un logement.
Les copropriétés de commerces ou de bureaux (centre commercial ou centre d’affaire par exemple) ne sont pas visées.

Établissement et mise à jour de la fiche synthétique (loi du 10.7.65 : art. 8-2 / décret n° 2016-1822 du 21.12.16 : art. 1er)

La fiche synthétique est établie par le représentant légal de la copropriété : en général, il s’agit du syndic. Si un administrateur provisoire a été désigné par le Tribunal de grande instance, c’est ce dernier qui se charge de l’établir.

Chaque année, le syndic ou l’administrateur provisoire procède à la mise à jour des informations contenues dans la fiche. Les données à actualiser sont celles figurant au procès-verbal de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés. Ces informations doivent être mises à jour dans un délai de deux mois suivant la notification de procès-verbal.

Pour la réalisation de ces prestations, le syndic perçoit des honoraires compris dans le forfait de gestion courante (décret du 17.3.67 : art. 29 modifié par le décret du 26.3.15 : JO du 28.3.15 / liste non limitative des prestations de services incluses dans le forfait : IV 13 ° a). Le montant est librement négocié entre le syndic et les copropriétaires.

Contenu de la fiche synthétique (décret n° 2016-1822 du 21.12.16 : art. 2)

Chaque copropriété donne lieu à l’établissement d’une fiche synthétique avec les six catégories d’information suivantes :

  • l'identification de la copropriété pour laquelle la fiche est établie :

    • nom d'usage, s'il y a lieu, et adresse(s) du syndicat de copropriétaires,
    • adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat),
    • numéro d'immatriculation du syndicat de copropriétaires au registre national des copropriétés et date de dernière mise à jour des données d'immatriculation,
    • date d'établissement du règlement de copropriété,
    • le cas échéant, numéro identifiant d'établissement (SIRET) du syndicat de copropriétaires ;

  • l'identité du syndic ou de l'administrateur provisoire ayant établi la fiche :

    • nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété,
    • le cas échéant, numéro identifiant d'établissement (SIRET) du représentant légal,
    • cadre de son intervention (mandat de syndic ou mission d'administration provisoire) ;

  • l'organisation juridique de la copropriété :

    • s'il y a lieu, nature du syndicat (principal - secondaire/coopératif), résidence-services,
    • s'il s'agit d'un syndicat secondaire, numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal du syndicat de copropriétaires ;

  • les caractéristiques techniques de la copropriété :

    • nombre total de lots inscrit dans le règlement de copropriété,
    • nombre total de lots à usage d'habitation, de commerces et de bureaux inscrit dans le règlement de copropriété,
    • nombre de bâtiments,
    • période de construction des bâtiments ;

  • les équipements de la copropriété :

    • type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain : type d'énergie utilisée,
    • nombre d'ascenseurs ;

  • les caractéristiques financières de la copropriété :

    • présence de personnel(s) employé(s) par le syndicat de copropriétaires,
    • en cas de premier exercice comptable (comptes non encore approuvés en assemblée générale) : dates de début et de fin de l'exercice comptable,
    • en cas d'exercice comptable clos dont les comptes ont été approuvés par l'assemblée générale :

      • dates de début et de fin de l'exercice et date de l'assemblée générale ayant approuvé les comptes,
      • montant des charges pour opérations courantes,
      • montant des charges pour travaux et opérations exceptionnelles,
      • montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres,
      • montant des impayés,
      • nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat dont la dette dépasse 300 euros (CCH : R.711-9 et arrêté du 10.10.16 : art. 5),
      • montant du fonds de travaux.

Lorsque la copropriété compte moins de dix lots et a un budget prévisionnel moyen inférieur à 15 000 euros (loi du 10.7.65 : art. 14-3), le nombre de copropriétaires débiteurs et le montant des impayés ne sont pas mentionnés dans la fiche synthétique.

Communication de la fiche synthétique

La fiche synthétique est adressée par le syndic aux copropriétaires sur simple demande.
En cas de vente de lot(s) de copropriété, la fiche permet d’informer les acquéreurs sur les caractéristiques essentielles de la copropriété dans laquelle le projet d’acquisition est envisagé (les informations sur le lot vendu figurent sur l’état daté).

  • À tout moment (loi du 10.7.65 : art. 8-2)
    Les copropriétaires peuvent obtenir la fiche synthétique à tout moment sur demande formulée auprès du syndic.
    La communication de la fiche synthétique permet aux copropriétaires d’avoir une vision d’ensemble sur les aspects essentiels (bâti, finances, …) de la copropriété, par exemple de les éclairer sur la nécessité de voter des travaux lors de l’assemblée générale, voire de les planifier sur le long terme avec la conclusion d’un plan de travaux.

  • Lors de la vente de lot(s) de copropriété (CCH : L.721-1 et L.721-2 1° a)
    En cas de vente d’un lot ou lors de la cession d’un droit réel immobilier portant sur un lot de copropriété, la fiche synthétique doit être annexée à la promesse de vente ou, à défaut de promesse, à l’acte authentique de vente (CCH : L.721-2 1° a). Pour les futurs acquéreurs, la communication de ce document permet de les informer sur la situation générale de la copropriété, sur les charges à assumer en devenant copropriétaire, sur l’état du bâti, les travaux récemment réalisés, les travaux votés, … Elle permet de leur donner des indications sur les dépenses annuelles, ainsi que les investissements prévisibles à moyen terme, à inclure dans leur plan de financement.
    Le copropriétaire vendeur peut également demander la fiche synthétique à son syndic pour renseigner les mentions obligatoires de l’annonce immobilière (statut de la copropriété, nombre de lots, montant moyen annuel de la quote-part du budget prévisionnel à la charge du vendeur, existence d’éventuelles difficultés comme la nomination d’un mandataire ad hoc ou d’un administrateur provisoire / CCH : L.721-1).

Modalités simplifiées d’établissement et de mise à jour de la fiche synthétique (décret n° 2016-1822 du 21.12.16 : art. 3)

La fiche synthétique de la copropriété  peut être extraite sur la base des informations déclarées auprès du registre national des copropriétés lors de son immatriculation. La fiche doit alors préciser la date de délivrance du document et la mention "fiche délivrée par le registre national des copropriétés sur la foi des déclarations effectuées par le représentant légal".
Dans les autres cas où elle a été établie sans recours aux données déclarées auprès du registre des copropriétés, la fiche doit mentionner la date de délivrance du document, le nom et la signature de l'autorité qui l'a délivrée accompagnés de son cachet.

Sanction du défaut de réalisation de la fiche synthétique (loi du 10.7.65 : art. 8-2)

Le défaut de réalisation   de la fiche synthétique est un motif de révocation du syndic.
Le contrat du syndic prévoit obligatoirement une pénalité financière forfaitaire automatique à l'encontre du syndic chaque fois que celui-ci ne met pas la fiche synthétique à disposition d'un copropriétaire dans un délai de quinze jours à compter de la demande.
Le montant de cette pénalité est librement négocié entre le syndic et la copropriété lors de désignation du syndic en assemblée générale.
Cette pénalité est déduite de la rémunération du syndic lors du dernier appel de charges de l'exercice (loi du 10.7.65 : art. 18-1 A / décret du 17.3.67 : art. 29 modifié par le décret du 26.3.15 : JO du 28.3.15 / modèle type de contrat de syndic : § 6).

Entrée en vigueur (loi du 24.3.14 : art. 54 IV)

La fiche synthétique doit être établie :

  • depuis le 1er janvier 2017, pour les syndicats de copropriétaires  comportant plus de 200 lots,
  • à partir du 1er janvier 2018, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 50 lots,
  • à partir du 1er janvier 2019, pour les autres syndicats de copropriétaires.
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