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Copropriété : notifications et mises en demeure par voie électronique

N° 2015-30 / À jour au 12 mai 2018

Décret du 21.10.15 : JO du 23.10.15 / Loi du 10.7.65 : art. 42-1 / Décret du 17.3.67 : art. 32, 64, 64-1, 64-2, 64-3, 64-4 et 65 / Code des postes et des communications électroniques : L.100-1 à L.100-3 / R.53 à R.53-4 créés par le décret n° 2018-347 du 9.5.18)


En copropriété, certains actes tels que les convocations aux assemblées générales ou les procès-verbaux sont adressés aux propriétaires par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (décret du 17.3.67 : art. 64).
Depuis le 24 octobre 2015, la voie électronique peut également être utilisée pour envoyer des notifications et des mises en demeure.
Cette mesure, dont le principe a été posé par la loi ALUR du 24 mars 2014 (art. 55 V / loi du 10.7.65 : art. 42-1), vise à faciliter la communication en copropriété et à réduire le coût engendré par l’envoi postal pour les copropriétaires.
L’utilisation de la voie électronique nécessite néanmoins d’adapter le droit de la copropriété. En effet, l’envoi des convocations, des procès-verbaux d'assemblées générales et des mises en demeure est encadré dans des délais (21 jours avant la tenue de l’assemblée générale pour l’envoi de la convocation ou 2 mois à compter de la réception du procès-verbal pour toute demande en nullité d’une assemblée) : un dispositif sécurisé permettant de connaître la date de réception du courrier électronique est donc nécessaire.
Le décret du 21 octobre 2015 précise les modalités d’envoi des notifications et mises en demeure par voie électronique. Le syndic doit recueillir préalablement l’autorisation écrite et l’adresse électronique de chaque copropriétaire qui conserve la possibilité de modifier l’adresse communiquée ou de revenir sur sa décision de recevoir les notifications et les mises en demeure par voie électronique. Par ailleurs, le recours au fax est supprimé, il n'offrait qu'un faible niveau de sécurité juridique.

À partir du 1er janvier 2019, les modalités d’envois par lettre recommandée électronique doivent respecter les exigences règlementaires prévues aux articles R.53 à R.53-4 du Code des postes et de communications électroniques.

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