Immatriculation d’une copropriété gérée par un syndic bénévole

Vous êtes copropriétaire et vous assurez les fonctions de syndic bénévole ? Vous devez réaliser les démarches d’immatriculation du syndicat auprès du registre national des copropriétaires. Comment savoir si vous êtes concerné ? Comment procéder ?

Le registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires a été mis en place pour faciliter la connaissance par les pouvoirs publics de l’état des copropriétés et la mise en œuvre des actions destinées à prévenir la survenance des dysfonctionnements. Si votre copropriété est à destination partielle ou totale d’habitation, vous êtes tenu d’immatriculer votre copropriété.

La démarche d’inscription de la copropriété et la mise à jour annuelle des informations la concernant auprès du registre sont gratuites.

Toutes les copropriétés concernées quel que soit le nombre de lots devront être immatriculées depuis le 31 décembre 2018.

Qu’est-ce qu’un syndic bénévole ?

Le syndic bénévole est un copropriétaire qui exerce les fonctions de syndic conformément au vote de l’assemblée générale. En tant que non-professionnel, il n'est pas tenu d'avoir une carte professionnelle, ni de présenter une garantie financière ou une assurance de responsabilité civile. Il lui est toutefois recommandé de la souscrire, car sa responsabilité peut être engagée au même titre que celle d'un professionnel.

Qu’est-ce qu’un syndicat coopératif ? Qui gère la copropriété dans un syndicat coopératif ?

Les copropriétaires peuvent décider en assemblée générale de créer un syndicat coopératif pour permettre la gestion coopérative de leur copropriété. Les règles de fonctionnement de la copropriété s’appliquent et les fonctions de syndic sont assurées de plein droit par le président du conseil syndical, dans les mêmes conditions qu’un syndic bénévole. Un vice-président peut aussi être nommé pour l’assister dans ses fonctions de syndic.

Comment savoir si ma copropriété est gérée par un syndic bénévole ?

Le syndic bénévole doit avoir été désigné par les copropriétaires au cours d’une assemblée générale. Il s’agit toujours d’un copropriétaire. Pour savoir si votre copropriété est gérée par un syndic bénévole lorsqu’elle n’a pas été immatriculée, vous devez consulter les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales. Le mandat du syndic étant de trois années au maximum, les copropriétaires doivent obligatoirement avoir voté au moins une fois au cours de cette période sur la désignation d’un syndic.

Comment savoir si ma copropriété est un syndicat coopératif ?

Le statut de syndicat coopératif doit avoir été décidé par les copropriétaires au cours d’une assemblée générale. La gestion de la copropriété est toujours assurée bénévolement par le président du conseil syndical. Pour savoir si votre copropriété est un syndicat coopératif lorsqu’il n’a pas été immatriculé, vous pouvez consulter votre règlement de copropriété, les procès-verbaux des précédentes assemblées générales ou l’appel trimestriel de charges, comportent les coordonnées de votre syndic.      

Que faire si votre copropriété n’a pas de syndic ?

En l’absence de syndic, l’immatriculation ne peut être réalisée. Une assemblée générale doit être convoquée pour nommer un syndic, professionnel ou bénévole (dans ce dernier cas, il doit obligatoirement être propriétaire d’un ou plusieurs lots ou fraction de lots dans la copropriété en question).

La copropriété peut être dépourvue de syndic pour plusieurs raisons :

  • aucun syndic n’a été nommé alors que l’assemblée générale a été convoquée : dans ce cas, un ou plusieurs copropriétaires, le maire de la commune ou le président de l’EPCI compétent en matière d’habitat du lieu de situation de l’immeuble, peuvent saisir le président du tribunal judiciaire afin de nommer un syndic ;
  • aucune assemblée générale n'a été organisée : tout copropriétaire peut la convoquer afin de nommer un syndic. Tous les copropriétaires doivent être convoqués, au moins 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale. La convocation doit comporter : la date, l’heure et le lieu de la réunion, l’ordre du jour détaillé des questions, ainsi que le ou les projets de contrat de syndic. Elle doit être envoyée à chaque copropriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception ou voie électronique (dans ce dernier cas, l’accord exprès du copropriétaire est requis) ou encore remise en main propre contre émargement.

Une fois le syndic nommé, il pourra procéder à l’immatriculation du syndicat des copropriétaires.

Comment immatriculer sa copropriété ?

L’immatriculation s’effectue sur un registre tenu par l’Agence nationale de l’habitat (Anah) : il vous suffit de créer un compte sur le site internet dédié : www.registre-coproprietes.gouv.fr

En tant que représentant légal de la copropriété, vous devrez saisir les informations concernant votre identité (civilité, nom, prénom), votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, ainsi que votre adresse postale. Une fois ces données saisies, vous recevrez un courrier électronique pour définir un mot de passe puis un code d’activation (adressé par courrier postal). Dès que le compte est activé, vous transmettrez le contrat de syndic ou le procès-verbal d’assemblée générale, justifiant votre statut de représentant légal de la copropriété.

Il faut ensuite renseigner les données suivantes dans le formulaire :

  • les informations sur l’identité de la copropriété (nom, adresse, références cadastrales, la date du règlement de copropriété, le statut juridique du syndicat des copropriétaires, le nombre et la nature des lots de copropriété) ;
  • les informations sur les procédures dont le syndicat fait éventuellement l’objet :
    • procédures judiciaires : nomination d’un mandataire ad hoc, d’un administrateur provisoire ou procédure de carence du syndicat,
    • procédures administratives : arrêtés prescrivant des travaux sur parties communes et pris au titre du code de santé publique ou du code de la construction et de l’habitation,
  • les données financières suivantes : la date de début et de fin de l’exercice comptable, la date de l’assemblée générale approuvant les comptes. Chaque année, à l’issue de l’exercice comptable, certaines données résultant des annexes comptables doivent être actualisées : montant des charges pour opérations courantes, pour travaux et opérations exceptionnelles, montant des impayés des copropriétaires leur nombre (sauf les copropriétés de moins de 10 lots avec un budget prévisionnel inférieur à 15 000 euros qui ne sont pas tenues de renseigner ces deux dernières données), montant du fonds de travaux, présence de personnels employés par le syndicat de copropriétaires ;
  • les données sur le bâti (la période de construction, le nombre de bâtiment et leur étiquette énergétique, le type de chauffage et l’énergie utilisée, le nombre d’ascenseurs).

Un numéro d’immatriculation est alors attribué à la copropriété, après contrôle de la demande d’immatriculation par l’Anah. Ce numéro d’immatriculation doit être mentionné dans la promesse ou l’acte de vente d’un lot de copropriété.

Plusieurs sanctions s’appliquent si vous ne procédez pas à l’immatriculation de la copropriété et si vous n’effectuez pas la mise à jour des données. D’une part, l’Anah peut vous adresser une mise en demeure de procéder à l’immatriculation ou à la mise à jour des données. Vous avez alors un mois pour respecter cette obligation. Passé ce délai, l’Anah peut vous demander de payer une astreinte, qui ne peut pas être supérieure à 20 euros par lot et par semaine. D’autre part, le syndicat de copropriétaires ne pourra pas bénéficier de subventions de l’Etat, de ses établissements publics, des collectivités territoriales, de leurs groupements ou de leurs établissements publics.

Depuis le 1er juillet 2017, toute personne peut avoir accès aux données d’identification des copropriétés immatriculées (l’adresse de la copropriété, le nom du syndic, le nombre et la nature des lots…) ainsi qu’à des statistiques.

Quelle est la marche à suivre ?

Des mémos et des fiches sont mis à disposition par le RNC et peuvent être téléchargés :