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Dossier : Vous êtes propriétaire / Copropriété

Syndic de copropriété

Choix du syndic de copropriété

Professionnel ou non, le syndic est mandaté par le syndicat des copropriétaires.

Il a pour mission d'assurer l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des décisions prises en assemblée générale, d'administrer l'immeuble, de tenir la comptabilité du syndicat et de représenter le syndicat de copropriétaires.

Il est responsable devant le syndicat de la bonne exécution de la mission qui lui est confiée.

Il conseille, assiste et informe le syndicat des copropriétaires (cf. fiche « syndicat des copropriétaires »).

Syndic professionnel ou non professionnel

La copropriété peut choisir un syndic professionnel ou un syndic non professionnel (un copropriétaire).

  • Le syndic professionnel est titulaire d'une carte portant la mention « gestion immobilière » ou « syndic » (pour celles délivrées depuis le 1er juillet 2015).
    Il doit justifier d'une garantie financière permettant la restitution des sommes versées par les copropriétaires, ainsi que d'une assurance couvrant sa responsabilité civile et professionnelle. La mission du syndic est définie dans le contrat qui le lie au syndicat des copropriétaires. Ce contrat est librement débattu entre le syndic et le syndicat des copropriétaires, et soumis à l'approbation de l'assemblée générale.
  • Le syndic non professionnel est un copropriétaire ; il peut intervenir à titre gratuit (syndic bénévole) et se faire rembourser uniquement les frais exposés, ou être rémunéré par la copropriété. Il n'est pas tenu de souscrire une assurance responsabilité civile mais il a intérêt à le faire ; les frais de cette assurance sont pris en charge par la copropriété.

Désignation du syndic

Lorsque les copropriétaires sont appelés à se prononcer sur la désignation du syndic, le conseil syndical procède tous les trois ans à une mise concurrence de plusieurs projets de contrats, avant la tenue de l’assemblée générale.  Tout copropriétaire peut également proposer la candidature d’un ou plusieurs syndics.
Les projets communiqués par le conseil syndical et les copropriétaires doivent être joints à la convocation à l'assemblée générale. L'avis du conseil syndical, le cas échéant, doit également être joint.
La mise en concurrence n’est pas nécessaire lorsque :

  • une décision de l’assemblée générale annuelle, qui précède celle appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic, dispense le conseil syndical à la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires /loi du 10.7.65 : art. 25). Cette question doit être  inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale concernée ;
  • la copropriété n’a pas institué de conseil syndical.

L'assemblée générale est alors appelée à désigner le nouveau syndic et approuve son contrat à la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires /loi du 10.7.65 : art. 25).

Que faire si aucun syndic n’est nommé au cours de l’assemblée générale annuelle ?

Lorsqu’à l’issue de l’assemblée générale, les copropriétaires n’ont pas nommé de syndic (la majorité nécessaire n’a pas été atteinte par exemple), le syndic est désigné par le président du tribunal de grande instance saisi à la demande :

  • d’un ou plusieurs copropriétaires,
  • du maire de la commune ou le président de l’EPCI où se situe la copropriété.

Que faire si l’assemblée générale annuelle n’a pas été convoquée ?

Lorsque la copropriété est dépourvue de syndic pour une autre raison (l’assemblée générale n’a pas été convoquée ou ne s’est pas tenue par exemple), une assemblée générale peut être convoquée par tout copropriétaire pour désigner un syndic.
Si aucun copropriétaire ne convoque d’assemblée générale, un administrateur provisoire (nommé par le président du tribunal de grande instance saisi par l’intermédiaire d’un avocat par tout intéressé) organisera une assemblée pour désigner un syndic.

Désignation du syndic en cas de mise en copropriété

Lorsqu'il y a création d'une copropriété, le syndic peut être nommé par le règlement de copropriété ou par accord des parties.  
Ce syndic provisoire a alors pour mission de réunir la première assemblée générale qui désignera le syndic. Il pourra être maintenu dans ses fonctions par décision d’assemblée générale, uniquement après mise en concurrence de plusieurs contrats de syndic effectuée par le conseil syndical ou par les copropriétaires.

À défaut de nomination lors de l’assemblée générale, le syndic peut être désigné par le président du tribunal de grande instance (TGI) saisi par un ou plusieurs copropriétaires ou par le maire de la commune, ou le président de l’établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d’habitat.

Lorsque la copropriété est dépourvue de syndic pour une autre raison (l’assemblée générale n’a pas été convoquée ou ne s’est pas tenue par exemple), une assemblée générale peut être convoquée par tout copropriétaire pour désigner un syndic.

Si aucun copropriétaire ne convoque d’assemblée générale, un administrateur provisoire (nommé par le président du tribunal de grande instance saisi par l’intermédiaire d’un avocat par tout intéressé) organisera une assemblée pour qu’un syndic soit désigné.

Désignation du syndic dans les copropriétés de forme coopérative

Certaines copropriétés peuvent décider d’adopter la forme coopérative. 
Dans ce cas, l’ensemble des copropriétaires participe à la gestion et à l’administration de la copropriété, sans recours à un syndic professionnel.
La création d’un conseil syndical est alors obligatoire et le syndic est désigné parmi les membres de ce conseil.

Lorsque la copropriété comporte moins de dix lots avec un budget prévisionnel moyen sur les trois exercices consécutifs, inférieur à 15 000 €, elle peut décider de ne pas instituer de conseil syndical par un vote à la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires / loi du 10.7.65 : art. 25).

Dans ce cas, l’assemblée générale procède directement à la désignation du syndic parmi les copropriétaires, par un vote séparé à la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires / loi du 10.7.65 : art. 25).

L’assemblée générale peut également nommer :

  • un copropriétaire pour remplacer le syndic en cas d’empêchement ;
  • un ou plusieurs autres copropriétaires ou des tiers qualifiés pour contrôler les comptes du syndicat.

Tableau récapitulatif :

Désignation du syndic

Cas général

  • Mise en concurrence par le conseil syndical avant désignation (vote à la majorité de l’art. 25)
  • Dispense de mise en concurrence en cas d’absence de conseil syndical ou en cas de décision des copropriétaires prise au cours de l’assemblée générale qui précède celle de la nomination du syndic (vote à la majorité absolue : majorité des voix de tous les copropriétaires / loi du 10.7.65 : art. 25)
  • À défaut de nomination en assemblée générale, désignation du syndic par le président du TGI après saisine par tout copropriétaire, le maire de la commune ou le président de l’EPCI
  • Lorsque l’assemblée générale n’est pas convoquée :
    • tout copropriétaire peut la convoquer pour désigner un syndic
    • si aucun copropriétaire ne convoque d’assemblée générale, un administrateur provisoire (nommé par le président du tribunal de grande instance saisi par l’intermédiaire d’un avocat par tout intéressé) organisera une assemblée pour désigner un syndic

Cas particuliers

Mise en copropriété

  • Mise en concurrence par le conseil syndical ou par les copropriétaires lorsqu’un syndic provisoire a été nommé  avant la réunion de la première assemblée générale suivant la mise en copropriété (vote à la majorité de l’art. 25).
  • À défaut de nomination en assemblée générale, désignation du syndic par le président du TGI après saisine par tout copropriétaire, le maire de la commune ou le président de l’EPCI
  • Lorsque l’assemblée générale n’est pas convoquée :
    • tout copropriétaire peut la convoquer pour désigner un syndic
    • si aucun copropriétaire ne convoque d’assemblée générale, un administrateur provisoire (nommé par le président du tribunal de grande instance saisi par l’intermédiaire d’un avocat par tout intéressé) organisera une assemblée pour désigner un syndic.

Syndicats de moins de 10 lots adoptant la forme coopérative

  • Désignation du syndic parmi les membres du conseil syndical
  • En l'absence du conseil syndical, désignation :
    • du syndic parmi les copropriétaires,
    • du syndic suppléant parmi les copropriétaires,
    • de personnes pour contrôler les comptes du syndicat parmi les copropriétaires ou appel à des tiers qualifiés

Contrat du syndic

À partir du 1er juillet 2015, tout contrat de syndic conclu ou renouvelé doit être conforme à un modèle type (voir).
Le contrat du syndic doit notamment indiquer la durée du mandat, la date de prise d'effet, les éléments de détermination de la rémunération du syndic et les conditions d'exécution de sa mission.

Il ne peut, même à titre indicatif, mentionner de barème sur les honoraires spécifiques.
L'assemblée générale dans la limite de trois ans maximum ; l'assemblée générale peut désigner le même syndic, une ou plusieurs fois, pour une durée librement négociée de trois ans maximum ; un nouveau contrat est établi et approuvé par l'assemblée générale à chaque fois.

Rémunération du syndic

La rémunération du syndic est déterminée de manière forfaitaire pour les prestations relevant de la gestion courante (convocation de l’assemblée générale, tenue des documents comptables, envois des décomptes de charges, …). Ces prestations sont listées non limitativement (décret du 26.3.15 : annexe 1).
Le syndic peut également prétendre à des honoraires supplémentaires :

  • s’il accomplit des prestations particulières dont la liste est définie limitativement par décret  (décret du 26.3.15 : annexe 2) ;
  • si la copropriété réalise des travaux : la rémunération doit alors être exprimée en pourcentage du montant hors taxe de ces travaux, avec un taux dégressif selon leur importance. Son montant est décidé par les copropriétaires lors de l’assemblée générale au cours de laquelle les travaux sont décidés

Par ailleurs, les honoraires et frais perçus par le syndic au titre des frais de recouvrement et de l’état daté ne peuvent dépasser un plafond fixé par décret (à paraître).

Pour en savoir plus consultez la fiche "Les points clefs du contrat de syndic".

Missions du syndic de copropriété

Le syndic est mandaté par le syndicat des copropriétaires. Il assure  la gestion administrative, technique, financière et comptable de la copropriété.

Gestion administrative

  • Il exécute les décisions prises par l’assemblée générale et s’assure du respect du règlement de copropriété.
  • Il conserve l'ensemble des documents relatifs à la copropriété et tient à jour la liste de tous les copropriétaires.
  • Il convoque au moins une fois par an les copropriétaires à une assemblée générale.
  • Il soumet au vote des copropriétaires lors de l’assemblée générale certains points :

    • toute convention passée entre le syndicat et le syndic ou une personne ou une entreprise liée directement ou indirectement au syndic, en précisant la nature des liens qui rendent nécessaire l’autorisation de la convention ;
    • la décision de confier les archives de la copropriété à une entreprise spécialisée ;
    • la décision de souscrire un contrat d’assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat doit répondre, à la majorité simple (majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés/loi du 10.7.65 : art. 24). En cas de refus de l’assemblée générale, l’assurance peut être contractée par le syndic pour le compte du syndicat des copropriétaires ;
    • la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipements communs.

  • Il assure l’information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l’assemblée générale (cette mesure entrera en vigueur à la publication d'un décret à paraître).
  • Il représente le syndicat des copropriétaires en justice.
  • Il peut communiquer avec les copropriétaires par voie électronique sous réserve d’avoir obtenu leur accord écrit.
  • Il inscrit la copropriété au registre d’immatriculation et réalise une fiche synthétique1.

Gestion technique

  • Il administre l'immeuble, pourvoit à sa conservation, sa garde et à son entretien. Cette mission générale le conduit à faire réaliser les réparations courantes et les travaux urgents nécessaires, à veiller à l'approvisionnement en combustible, eau, électricité, gaz…
  • Il conclut au nom du syndicat divers contrats : police d'assurance, recrutement du personnel de la copropriété, contrats de fourniture de combustible.
  • Il établit, tient à jour et met à disposition des copropriétaires le carnet d'entretien de l'immeuble.
  • Avant la tenue de l’assemblée générale, il met à disposition des copropriétaires une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectif (Cette mesure nécessite la publication d’un arrêté à paraître).
  • Pour le syndic professionnel, à partir du 1er janvier 2015, il proposera aux copropriétaires et au conseil syndical, un accès en ligne  sécurisé aux documents relatifs à la gestion de l’immeuble, sauf décision contraire de l’assemblée générale prise à la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires/loi du 10.7.65 : art. 25).

Gestion financière et comptable

  • Il établit le budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical.
  • Il  établit les comptes du syndicat et les annexes.
  • Il  tient la comptabilité du syndicat en faisant apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat. À ce titre, il assure le recouvrement des charges.
  • Il ouvre un compte séparé pour les fonds de la copropriété (cf. ci-dessous) et un second lorsqu’un fonds de travaux a été constitué.

L'obligation d'ouvrir un compte séparé

Le syndic a l'obligation d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat.

La loi Alur du 24 mars 2014 a prévu de nouvelles règles d’ouverture de compte séparé à partir du 24 mars 2015 et pour les mandats en cours à compter de leur renouvellement. 
Un compte bancaire ou postal dédié à la copropriété et au nom du syndicat doit être ouvert par le syndic auprès d’un établissement bancaire de son choix, sauf décision à la majorité absolue de l’assemblée générale (majorité des voix de tous les copropriétaires/loi du 10.7.65 : art.25) de confier les fonds de la copropriété à un autre établissement.
Les fonds ne peuvent pas faire l’objet d’une convention de fusion, d’une compensation avec tout autre compte, de virement ou d’avances par le syndic au syndicat.
Si le syndic n'a pas procédé à l'ouverture du compte séparé à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation, son mandat du syndic est nul. Les actes que le syndic aurait passés au nom du syndicat avec des tiers de bonne foi, demeurent néanmoins valables.
Dès réception des relevés de comptes, le syndic doit mettre à disposition du conseil syndical une copie. Les intérêts produits par le compte sont acquis au syndicat.
Les syndicats de copropriétaires de quinze lots au plus à usage de logements, bureaux ou commerces, ayant un syndic professionnel peuvent décider en assemblée générale de ne pas ouvrir de compte séparé à la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires / loi du 10.7.65 : art. 25) et le cas échéant à la majorité simple (majorité des voix des copropriétaires présents et représentés / loi du 10.7.65 : art. 25-1).  
Dans ce cas, le compte bancaire unique doit faire apparaitre dans les écritures un sous-compte individualisant comptablement les versements et prélèvements afférents au syndicat. La copie des relevés du sous-compte devra être transmise au président du conseil syndical dès réception.
Le syndic ne peut prétendre à une rémunération pour l’ouverture du compte séparé.
Un second compte bancaire séparé doit être ouvert lorsque la copropriété a constitué un fonds de travaux2.

Que faire en cas d’empêchement ou de carence du syndic dans sa mission ?

Si le syndic ne peut plus exécuter sa mission parce qu’il en est empêché (maladie, accidenté ou pour quelque cause que ce soit) ou si le syndic n’exécute pas sa mission (carence du syndic), il est possible désigner un nouveau syndic.

Changement de syndic

Hormis le cas où le mandat du syndic est arrivé à expiration, le passage d’un syndic à un autre, peut intervenir différents cas.

Démission

Le syndic met fin à ses fonctions. Il doit alors respecter un délai de préavis de 3 mois.

Révocation

Les copropriétaires décident de mettre fin au contrat du syndic. Lorsque l’assemblée générale délibère pour désigner un nouveau syndic, cette nomination entraîne automatiquement la révocation de l’ancien et la prise de fonction du nouveau.

Empêchement

Le syndic ne peut plus exécuter sa mission en raison d’évènements ou de circonstances extérieurs à sa volonté (maladie, accident ou pour quelque cause que ce soit).

Le président du conseil syndical peut convoquer une assemblée générale au cours de laquelle les copropriétaires désigneront un nouveau syndic.

Chaque copropriétaire peut prendre l’initiative de convoquer une assemblée générale extraordinaire pour désigner un nouveau syndic ou adopter des mesures nécessaires :

  • lorsqu’il s’agit d’un  syndic coopératif comportant moins de dix lots et que son budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 € ;
  • en cas d’empêchement ou de défaillance mettant en péril la conservation de l’immeuble, la santé ou la sécurité des occupants.

Carence

Le syndic n’exécute pas la mission pour laquelle il a été mandaté (hors cas d’empêchement). A défaut de stipulation dans le règlement de copropriété, un administrateur provisoire peut être désigné par décision de justice pour administrer la copropriété et convoquer une assemblée générale afin que les copropriétaires élisent un nouveau syndic.
Dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic la situation de la trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat.
Si les archives ont été confiées à un prestataire spécialisé, l'ancien syndic doit, dans le même délai d'un mois, lui fournir les coordonnées du nouveau syndic. 
Dans le délai de deux mois à compter de la cessation de ses fonctions, il lui verse le solde des fonds disponibles après apurement des comptes et lui communique l'état des comptes de chaque copropriétaire et de l'ensemble de la copropriété.
À défaut d’avoir transmis au nouveau syndic les pièces et fonds, ce dernier ou le président du conseil syndical peuvent, après mise en demeure restée infructueuse, demander au président du Tribunal de grande instance statuant en matière de référé, d’ordonner sous astreinte la remise des documents de la copropriété.

Que faire si aucun syndic n’est nommé au cours de l’assemblée générale annuelle ?

Lorsqu’à l’issue de l’assemblée générale, les copropriétaires n’ont pas nommé de syndic (la majorité nécessaire n’a pas été atteinte par exemple), le syndic est désigné par le président du tribunal de grande instance saisi à la demande :

  • d’un ou plusieurs copropriétaires,
  • du maire de la commune ou le président de l’EPCI où se situe la copropriété.

Que faire si l’assemblée générale annuelle n’a pas été convoquée ?

Lorsque la copropriété est dépourvue de syndic pour une autre raison (l’assemblée générale n’a pas été convoquée ou ne s’est pas tenue par exemple), une assemblée générale peut être convoquée par tout copropriétaire pour désigner un syndic.

Si aucun copropriétaire ne convoque d’assemblée générale, un administrateur provisoire (nommé par le président du tribunal de grande instance saisi par l’intermédiaire d’un avocat par tout intéressé) organisera une assemblée pour désigner un syndic.

Tableau récapitulatif :

Changement de syndic

Démission

  • Le syndic doit respecter un délai de préavis de 3 mois 

Révocation

  • La désignation d’un nouveau syndic entraîne la révocation de l’ancien et la prise de fonction du nouveau (vote à la majorité de l’art.25 : loi du 10.7.65)

Empêchement

Cas général

Copropriétés de moins de 10 lots adoptant la forme coopérative3

  • Le président du conseil syndical peut convoquer une assemblée générale pour désigner un nouveau syndic
  • Tout copropriétaire  peut convoquer une assemblée générale extraordinaire en cas d’empêchement ou de défaillance mettant en péril la conservation de l’immeuble, la santé ou la sécurité des occupants. Au cours de cette assemblée, un nouveau syndic est désigné ou des mesures nécessaires de protection sont adoptées. 

Carence

  • Un administrateur provisoire est désigné par décision de justice (sauf stipulation du règlement de copropriété)

Comptabilité du syndicat

Tenue de la comptabilité par le syndic

Le syndic est chargé d'établir un budget prévisionnel du syndicat en concertation avec le conseil syndical et de le soumettre au vote de l'assemblée générale. Le budget est limité aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble.

Le budget est préparé par le syndic et voté par l'assemblée avant le début de l'exercice qu'il concerne.

Les documents comptables (état financier du syndicat, compte de gestion général et projet de budget) doivent être présentés avec les comparatifs des documents correspondants à l'exercice précédent et selon un modèle réglementé.

Une comptabilité séparée doit faire apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie du syndicat.

L'approbation des comptes et le quitus

Le syndic doit rendre compte de sa gestion financière et de l'exécution de sa mission au syndicat des copropriétaires, chaque année au cours de l'assemblée générale. Il tient les pièces justificatives des charges de copropriété à la disposition de tous les copropriétaires, selon des modalités précisées par décret en Conseil d’État (décret à paraître). Les copropriétaires se prononcent sur l'approbation des comptes de l'exercice à la majorité simple (majorité des copropriétaires présents ou représentés / loi du 10.7.65 : art. 24). L'assemblée générale a la possibilité d'approuver les comptes en émettant une réserve inscrite au procès-verbal.

L'approbation des comptes permet au syndic d'exiger de chaque copropriétaire le solde des charges de l'exercice écoulé.

Donner quitus : après avoir exposé ses comptes, le syndic demande à l'assemblée le quitus pour l'exercice écoulé. Il implique l'approbation des comptes (qui doit faire l'objet d'un vote distinct du quitus) et la ratification des actes passés du syndic. Il décharge le syndic de sa responsabilité vis-à-vis des copropriétaires et vis-à-vis des tiers.

L'assemblée est bien sûr libre de refuser le quitus et l'approbation des comptes, par exemple, si le syndic n'a pas fourni les justifications qui lui ont été demandées. Dans ce cas, le syndic modifie ses comptes dans le sens souhaité par les copropriétaires et leur fait approuver les comptes rectifiés.

Notes

1 - Cette mesure entrera en vigueur à partir du 1er janvier 2017 pour les copropriétés de plus de 200 lots, du 1er janvier 2018 pour les copropriétés entre 50 et 200 lots et du 1er janvier 2019 pour les copropriétés de moins de 50 lots (sous réserve de la publication d'un décret).

2 - L’obligation de constituer un fonds de travaux interviendra à partir du 1.1.17. Toutefois rien n’empêche la copropriété de le constituer avant.

3 - Sont visés les copropriétés de moins de 10 lots et ayant un budget prévisionnel moyen, sur une période de trois années consécutifs, inférieur à 15 000 €

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